خطاب طلب التفرّغ لحضور مؤتمر

خطابُ طلب التفرّغ لحضور مؤتمر

قبولُ بحثك في مؤتمرٍ نصفُ الطريق؛ والنصفُ الآخر موافقةُ جهة عملك على غيابك وربّما على تكاليف سفرك. والخطابُ الواضح الكامل المرفقات يُوافَق عليه في أوّل عرضٍ، والناقصُ يعود إليك بسؤالٍ يأكل أيّامًا من وقتٍ ضيّق.

متى يُرسل

• بعد خطاب القبول مباشرةً، وقبل المؤتمر بأربعة أسابيع إلى ستّة على الأقلّ، فإجراءاتُ الموافقة والتذاكر والتأشيرة تأخذ وقتها.
• إلى رئيس القسم أوّلًا، ثمّ يرفعه إلى العميد أو من يملك الموافقة بحسب نظام جامعتك.

ما يجب أن يذكره

• اسمَ المؤتمر كاملًا، والجهةَ المنظّمة، والمكانَ، والتاريخ.
• عنوانَ بحثك، وأنّه قُبل للإلقاء، مع تاريخ القبول.
• المدّةَ المطلوبة بالأيّام، شاملةً أيّامَ السفر.
• ما يعود على القسم والجامعة: نشرُ البحث في كتاب المؤتمر أو مجلّته، وتمثيلُ الجامعة، والتواصلُ مع المختصّين.
• الدعمَ الماليّ المطلوب إن وُجد، مفصّلًا: رسومُ المشاركة، والتذكرة، والإقامة.
• ترتيبَ محاضراتك في أثناء الغياب: من ينوب عنك، أو كيف تُعوَّض.

المرفقات

• خطابُ قبول البحث من المؤتمر.
• الدعوةُ أو برنامجُ المؤتمر، وفيه اسمك إن صدر.
• ملخّصُ البحث.
• تقديرٌ للتكاليف إن طلبتَ دعمًا.

نموذجٌ يُعدَّل

مُلئ من صفحة «المؤتمر الدولي الرابع عشر للتطبيقات الإسلامية في علوم الحاسوب وتقنياته (إيمان 2026): الذكاء الاصطناعي والعلوم الإسلامية – آفاق تقنية جديدة» – راجع ما بين المعقوفين.

كيف تكتب ملخّصًا يقبله المؤتمر · الدعوات المفتوحة للمشاركة