قبولُ بحثك في مؤتمرٍ نصفُ الطريق؛ والنصفُ الآخر موافقةُ جهة عملك على غيابك وربّما على تكاليف سفرك. والخطابُ الواضح الكامل المرفقات يُوافَق عليه في أوّل عرضٍ، والناقصُ يعود إليك بسؤالٍ يأكل أيّامًا من وقتٍ ضيّق.
متى يُرسل
بعد خطاب القبول مباشرةً، وقبل المؤتمر بأربعة أسابيع إلى ستّة على الأقلّ، فإجراءاتُ الموافقة والتذاكر والتأشيرة تأخذ وقتها.
إلى رئيس القسم أوّلًا، ثمّ يرفعه إلى العميد أو من يملك الموافقة بحسب نظام جامعتك.
ما يجب أن يذكره
اسمَ المؤتمر كاملًا، والجهةَ المنظّمة، والمكانَ، والتاريخ.
عنوانَ بحثك، وأنّه قُبل للإلقاء، مع تاريخ القبول.
المدّةَ المطلوبة بالأيّام، شاملةً أيّامَ السفر.
ما يعود على القسم والجامعة: نشرُ البحث في كتاب المؤتمر أو مجلّته، وتمثيلُ الجامعة، والتواصلُ مع المختصّين.
الدعمَ الماليّ المطلوب إن وُجد، مفصّلًا: رسومُ المشاركة، والتذكرة، والإقامة.
ترتيبَ محاضراتك في أثناء الغياب: من ينوب عنك، أو كيف تُعوَّض.
المرفقات
خطابُ قبول البحث من المؤتمر.
الدعوةُ أو برنامجُ المؤتمر، وفيه اسمك إن صدر.
ملخّصُ البحث.
تقديرٌ للتكاليف إن طلبتَ دعمًا.
نموذجٌ يُعدَّل
سعادةَ رئيس قسم [اسم القسم] المحترم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد:
فيسرّني إفادتكم بأنّ بحثي الموسوم بـ«[عنوان البحث]» قد قُبل للإلقاء في [اسم المؤتمر] الذي تنظّمه [الجهة المنظّمة] في [المدينة، البلد] خلال المدّة من [التاريخ] إلى [التاريخ]، وذلك بخطاب القبول المؤرّخ في [التاريخ] والمرفق بهذا.
وأرجو التكرّم بالموافقة على تفرّغي لحضور المؤتمر مدّة [عدد] أيّام، من [التاريخ] إلى [التاريخ] شاملةً أيّام السفر، [والموافقة على دعم تكاليف المشاركة البالغة [المبلغ] بحسب التفصيل المرفق]. وقد رتّبتُ مع الزميل [الاسم] أن ينوب عنّي في محاضرات [المقرّر] في تلك المدّة.
وسيُنشر البحث — بإذن الله — في [كتاب المؤتمر / مجلّة كذا]، بما يسهم في حضور القسم والجامعة في هذا المجال.
شاكرًا لكم حسن تعاونكم، والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
[الاسم] [الرتبة العلميّة] [التاريخ]
